Onlangs kregen wij de vraag of het nuttig is om een Project Management Office (PMO) op te zetten. De vraag kwam van een internationale onderneming, die op het punt van een grote transitie staat: de integratie van een grote acquisitie in combinatie met een ambitieuze digitale agenda en een drastisch veranderde marktsituatie. Vanuit de business was een lijnmanager vrijgemaakt als projectmanager hiervoor. Maar is dat the way to go voor zo’n grote en complexe verandering?
Wat is een PMO?
Voordat we ingaan of een PMO noodzakelijk is voor een grote transitie, is het goed om een PMO te definiëren.
Een PMO is een centraal team dat de standaarden voor projectmanagement van een organisatie bepaalt en bewaakt. Dit met het doel om projecten effectiever en efficiënter te maken en uitkomsten en deadlines te bewaken.
Belangrijkste taken van een PMO:
· Implementeren en beschikbaar stellen van middelen, processen en dashboards;
· Beleid en afspraken afstemmen en bewaken;
· Communicatiestromen beheren en voortgang communiceren;
· Zorgen dat processen gestandaardiseerd zijn en goed gebruikt worden.
Vaak rapporteert een PMO aan het managementteam van de organisatie.
Tijdelijke projectmanager of een PMO?
Aangezien projecten of new business initiatieven een tijdelijk karakter hebben, kiezen organisaties regelmatig om per project een nieuwe projectmanager te benoemen, in plaats van een structurele inrichting met een interne PMO.
Steeds vaker werken grotere organisaties structureel aan meerdere projecten tegelijkertijd. Change is a constant factor. In dat geval wordt vaak veel tijd en aandacht gevraagd van dezelfde kritieke mensen. Met als gevolg dat resultaten achterblijven, overzicht mist en inzicht vanuit management ontbreekt.
Door een PMO in te richten, bouw je kennis en processen in huis op. Dit heeft vooral voor toekomstige projecten een groot voordeel. Je begint niet telkens opnieuw.
Wanneer is een PMO waardevol?
Zoals met veel onderwerpen en strategische beslissingen, is er geen one size fits all. Wanneer er één projectje in de organisatie speelt, is een intern aangestelde projectmanager misschien genoeg. Een PMO is erg waardevol voor organisaties die door transities gaan of waar structureel meerdere projecten lopen.
Herkent u zich in deze situatie? Eén van onze opdrachtgevers wel. Zij hebben Factor3 ingeschakeld om de projectportfolio en organisatie te professionaliseren. De oplossing was een bescheiden PMO.
Dit team heeft overzicht gecreëerd, betere samenwerking mogelijk gemaakt en uiteindelijk projecten succesvol opgeleverd.
Dus, PMO, of geen PMO?
Om deze vraag te beantwoorden, kan het nuttig zijn om ervaringen van andere organisaties mee te nemen. Factor3 heeft in meerdere situaties en organisaties ervaren wat een PMO met zich meebrengt. Wij kunnen dus meedenken en adviseren of een PMO een oplossing voor jouw organisatie is. Wij bekijken samen met jou wat er nodig is in jouw organisatie én wat al goed werkt. Zo komen we met een plan van aanpak om meer resultaat uit jouw projecten te halen.
Verder praten?
Neem contact met ons op via wouter@factor-3.nl of ies@factor-3.nl.